Dans les prochains mois de nombreuses assemblées de copropriétaires auront lieu et dans ces assemblées il y aura à l’ordre du jour soit un renouvellement du contrat de syndic ou la désignation d’un nouveau syndic.
Mais souvent il est très difficile de lire et comprendre le projet de contrat que l’on vous propose. Nous allons vous donner les points essentiels qu’il faut vérifier dans ces contrats :
1 – LES GARANTIES PROFESSIONNELLES DU SYNDIC
Il est essentiel de vérifier que le professionnel :
- est titulaire d’une carte professionnelle,
- est bien assuré
- et dispose d’une garantie financière.
Les références de ces éléments doivent être indiquées dans le contrat.
2 – LA DUREE DU CONTRAT
Ce point est important car il fixe la durée qui lie le syndic et le syndicat de copropriétaires. Cette durée est généralement comprise entre 1 et 3 ans.
3 – LES PENALITES LIEES A LA FICHE SYNTHETIQUE DE LA COPROPRIETE
Depuis le 31 décembre 2016, le syndic doit établir une fiche synthétique pour les syndicats de copropriétaires comportant plus de 200 lots. Cette obligation sera effective à compter du 31 décembre 2017, pour les syndicats de copropriétaires comportant plus de 50 lots et à compter du 31 décembre 2018, pour les autres syndicats de copropriétaire.Le syndic a également l’obligation de mettre ce document à disposition des copropriétaires. Le contrat type précise qu’il doit la communiquer dans les quinze jours au copropriétaire qui en fait la demande. A défaut, il est tenu à une pénalité financière. Le montant de la pénalité doit être négocié et fixé dans le contrat.
4 – LE NOMBRE DE VISITES PERIODIQUES DE LA COPROPRIETE
Il est important de déterminer le nombre de visites nécessaires dans la copropriété. Ce point doit être précisé dans le contrat pour répondre le mieux possible aux besoins de la copropriété.
5 – LA TENUE DE L’ASSEMBLEE GENERALE ANNUELLE
Un autre élément essentiel pour chiffrer le plus précisément possible les honoraires du syndic. Si la tenue de l’assemblée générale a lieu en dehors des horaires précisés dans le contrat, celle-ci sera facturée à la vacation horaire en supplément du forfait de base. Pourtant, cette mission est considérée comme une mission de base du syndic vis-à-vis de la copropriété. Une attention particulière doit donc être portée sur cet article. Le conseil syndical doit essayer de déterminer à l’avance la durée et la plage horaire de l’assemblée générale adaptée pour la copropriété.
6 – L’ORGANISATION DE REUNIONS AVEC LE CONSEIL SYNDICAL
Le contrat type offre la possibilité d’inclure, dans le forfait, des réunions avec le conseil syndical, dont le nombre et la plage horaire doivent être négociés.
7 – LA REMUNERATION FORFAITAIRE ANNUELLE DU SYNDIC
Cet article est, bien sûr, fondamental, car il fixe la rémunération du syndic pour ses missions de base. Calculer le forfait par lot permet de comparer les tarifs proposés par les différents syndics mis en concurrence et de mieux ressentir l’impact dans les charges payées par chaque copropriétaire (coût qui peut varier en fonction des modes de répartition fixés dans les règlements de copropriété).
8 – LES HONORAIRES PREVUES POUR LES TRAVAUX ET ETUDES TECHNIQUES
Le contrat ne peut prévoir des honoraires pour travaux et ce, même à titre indicatif, conformément à l’article 18-1 A de la loi du 10 juillet 1965. De plus, en tout état de cause, seuls certains travaux peuvent faire l’objet d’honoraires spécifiques. La liste est fixée par l’article 44 du décret du 17 mars 1967. Les honoraires complémentaires éventuels sont votés lors de la même assemblée générale que les travaux concernés et aux mêmes règles de majorité.
9 – LES FRAIS LIES A L’IMMATRICULATION INITIALE DU SYNDICAT
Afin de faciliter la connaissance des pouvoirs publics sur l’état des copropriétés et la mise en œuvre des actions destinées à prévenir la survenance des dysfonctionnements, un registre d’immatriculation a été mis en place fin 2016 et devrait être accessible au public mi-2017. Les syndicats de copropriétaires comportant plus de 200 lots devaient s’immatriculer avant le 31 décembre 2016. Puis seront concernées progressivement les autres entités. Les syndics sont chargés de cette mission. Leur rémunération doit être fixée dans le contrat. Ce point mérite donc une attention particulière lors de la négociation du contrat.
10 – LES FRAIS ET HONORAIRES IMPUTABLES AU SEUL COPROPRIETAIRE (article 9)
Certaines prestations du syndic ne sont imputables qu’au seul copropriétaire concerné par cette mission. Il s’agit notamment de l’envoi d’une mise en demeure avec accusé de réception, de l’établissement de l’état daté, de la délivrance d’une copie du carnet d’entretien ou des diagnostics techniques…
Les tarifs de ces prestations doivent être négociés dans le contrat de syndic. En effet, la multiplication de ces prestations particulières peut affecter de façon importante le compte du copropriétaire concerné, notamment en cas de difficultés financières ou de vente d’un lot. N’importe quel copropriétaire peut être concerné, d’où la nécessité de ne pas négliger ce point bien qu’aléatoire.
Sont notamment imputables au seul copropriétaire concerné les frais nécessaires exposés par le syndicat, notamment les frais de mise en demeure, de relance et de prise d’hypothèque à compter de la mise en demeure, pour le recouvrement d’une créance justifiée à l’encontre d’un copropriétaire ainsi que les droits et émoluments des actes des huissiers de justice et le droit de recouvrement ou d’encaissement à la charge du débiteur. Il convient de vérifier que le syndic n’envoie pas de mise en demeure dès la première relance. Ce principe est précisé par l’article 10-1 de la loi du 10 juillet 1965.
Guy BACHELEY (d’après une fiche de l’INC)
